我不敢給美國(guó)大學(xué)打電話

-我不知道他們號(hào)碼多少……

-去學(xué)校官網(wǎng)上找。

-老師我住校，學(xué)校宿舍晚上十點(diǎn)就熄燈，我如果打電話室友會(huì)有意見(jiàn)的。

-周五晚上在家里打。

-老師我手機(jī)沒(méi)有開(kāi)通國(guó)際長(zhǎng)途功能。

-打移動(dòng)或者聯(lián)通客服，3分鐘搞定。

-老師我不知道說(shuō)什么。

-把自己的身份信息準(zhǔn)備好，想想怎么描述自己的困難，把需求明確表達(dá)出來(lái)就可以了。

每次跟學(xué)生如此對(duì)話，我都覺(jué)得自己像是一個(gè)「惡婆婆」，逼迫學(xué)生去做一件他們避之不及的事情。

為什么我在其他時(shí)候都能給學(xué)生留下耐心、細(xì)致的印象，卻在這個(gè)事情上毫不通融呢？

每一年的申請(qǐng)季節(jié)學(xué)生都會(huì)遇到各種情況需要跟美國(guó)大學(xué)直接交涉：

☑ 申請(qǐng)材料遞交過(guò)去了，對(duì)方卻遲遲不更新；

☑?對(duì)方提出了一個(gè)要求，表述卻非常模糊需要繼續(xù)明確；

☑?被Waitlist不知道對(duì)方接受什么樣的求愛(ài)；

☑?拿到Offer了I-20文件卻不見(jiàn)蹤影；☑?給了一個(gè)Portal要注冊(cè)賬號(hào)填信息，操作的時(shí)候卻遇上技術(shù)難題解決不了……

傳統(tǒng)的解決辦法是發(fā)郵件溝通，這樣的做法有一個(gè)好處是有文字記錄，對(duì)方提供的答案比較可靠。

但大家都知道郵件往來(lái)效率非常低下，學(xué)校最常見(jiàn)的說(shuō)法是「需要5個(gè)工作日處理」申請(qǐng)者的請(qǐng)求。

一些公立大學(xué)相關(guān)部門(mén)人力嚴(yán)重不足，學(xué)生發(fā)的郵件兩三周都不回復(fù)的情況并不少見(jiàn)。我見(jiàn)過(guò)效率最低的學(xué)校超過(guò)6周才回復(fù)郵件，那個(gè)時(shí)候黃花菜都涼了。

因此提倡學(xué)生遇到問(wèn)題及時(shí)通過(guò)電話咨詢解決問(wèn)題，免除無(wú)休止等待的煎熬。

但大多數(shù)同學(xué)會(huì)像我在文章開(kāi)頭描述的那樣，對(duì)需要打電話有一種本能的恐懼，第一時(shí)間就想躲避——或者無(wú)視錯(cuò)過(guò)重要Deadline的風(fēng)險(xiǎn)堅(jiān)持等待，或者是寄希望于留學(xué)顧問(wèn)老師幫Ta打出這個(gè)電話。

甚至一些已經(jīng)在美國(guó)或者國(guó)際學(xué)校就讀，早就具備了基礎(chǔ)溝通能力的學(xué)生，仍然會(huì)覺(jué)得這是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)。

為什么我堅(jiān)持讓他們自己打電話

一方面，美國(guó)大學(xué)強(qiáng)烈反對(duì)學(xué)生申請(qǐng)過(guò)程中有他人參與甚至替代學(xué)生溝通，他們希望申請(qǐng)中提交的一切信息、完成的一切動(dòng)作都是由學(xué)生本人、基于現(xiàn)實(shí)情況操作的。

如果他們意識(shí)到學(xué)生家長(zhǎng)或者其他成年人在替學(xué)生打電話，很可能會(huì)產(chǎn)生不好的聯(lián)想——學(xué)生所提交的申請(qǐng)材料是真實(shí)的嗎？這位學(xué)生與其他申請(qǐng)者的競(jìng)爭(zhēng)是公平的嗎？

另一方面，申請(qǐng)過(guò)程是學(xué)生提升自我的一個(gè)絕佳的過(guò)程，遇到實(shí)際的困難之后向正確的人求助不正是解決問(wèn)題應(yīng)該有的流程嗎？如果連這樣的事情都沒(méi)辦法完成，我們?nèi)绾畏判淖屇阕叱鰢?guó)門(mén)之后獨(dú)自面對(duì)更多的問(wèn)題？

同學(xué)們需要摁下的不是一個(gè)炸彈的按鈕，它不會(huì)炸飛你被大學(xué)錄取或者順利入讀的機(jī)會(huì)。

相反，你只是需要像在自己的高中找一名不熟悉的老師辦理具體事務(wù)一樣，找到負(fù)責(zé)這件事件的工作人員，禮貌地打招呼，介紹自己的身份，描述自己的問(wèn)題，然后尋求對(duì)方幫助就好——這樣說(shuō)來(lái)，是不是感覺(jué)容易很多？

如何打電話

接下來(lái)我就要告訴大家，如果遇到各種不順利的情況需要盡快解決，打電話前你需要知道些什么：

1.接電話的是誰(shuí)？他們的電話號(hào)碼從哪里找？

通常來(lái)說(shuō)，申請(qǐng)者遇到的問(wèn)題不外乎以下幾種：

☑ 申請(qǐng)材料和申請(qǐng)要求相關(guān)事項(xiàng)；

☑?錄取后期事項(xiàng)（enrollment conformation確認(rèn)入讀、Orientation 迎新活動(dòng)、register選課、tuition & fees費(fèi)用繳納等）；

☑?國(guó)際學(xué)生相關(guān)事項(xiàng)（I-20和簽證等）。

負(fù)責(zé)這些事項(xiàng)的部分通常是招生辦Admission Office、教務(wù)處Registrar’s Office、國(guó)際學(xué)生辦公室OISS、財(cái)務(wù)辦公室Bursar Office等。

這些機(jī)構(gòu)的聯(lián)系方式通常會(huì)出現(xiàn)在學(xué)校官網(wǎng)各自部門(mén)的網(wǎng)頁(yè)上。

除此之外，通知學(xué)生處理相關(guān)事項(xiàng)的郵件里通常也會(huì)出現(xiàn)負(fù)責(zé)部門(mén)或者負(fù)責(zé)人的聯(lián)系方式。同學(xué)們?cè)谏暾?qǐng)過(guò)程中注意隨時(shí)保存這些信息，隨時(shí)取用。

Tip

記得美國(guó)的座機(jī)號(hào)碼的時(shí)候需要先撥打001，比如一個(gè)學(xué)校負(fù)責(zé)住宿申請(qǐng)的辦公室電話號(hào)碼是415-338-1067，那么國(guó)內(nèi)的學(xué)生就要撥打001-415-338-1067。

2.我應(yīng)該什么時(shí)候打電話？

打電話之前先要確認(rèn)對(duì)方的工作時(shí)間是什么時(shí)候。美國(guó)本土橫跨四個(gè)時(shí)區(qū)，東部跟西部各自與北京時(shí)間相差12-15個(gè)小時(shí)（或者執(zhí)行冬令時(shí)的時(shí)候是13-16個(gè)小時(shí)）。

學(xué)生在與美國(guó)打電話之前，先確認(rèn)一下對(duì)方在哪個(gè)州，了解對(duì)方的工作時(shí)間是北京時(shí)間的幾點(diǎn)到幾點(diǎn)，再在這個(gè)時(shí)間段內(nèi)打電話。

當(dāng)然，現(xiàn)在我們不需要自己去計(jì)算復(fù)雜的時(shí)差，使用常見(jiàn)的搜索引擎加上大學(xué)所在州的名字可以很快搜索出對(duì)方的實(shí)時(shí)時(shí)間。

此外，美國(guó)的法定節(jié)假日和周末通常是沒(méi)有人上班的，這個(gè)時(shí)間段內(nèi)即使申請(qǐng)者有再著急的事情，打電話過(guò)去也不會(huì)有人接聽(tīng)。

有一些美國(guó)的節(jié)假日中國(guó)學(xué)生并不熟悉，比如Memorial Day（5月的最后一個(gè)星期一）和Independence Day（7月4日），但大學(xué)通常會(huì)在網(wǎng)站上提前發(fā)出通知。

3.電話里要說(shuō)什么？

第一次打越洋電話的同學(xué)們可以先計(jì)劃一下，電話里自己需要說(shuō)些什么：

☑ 首先，耐心等機(jī)器應(yīng)答。

很多大學(xué)辦公室的電話會(huì)設(shè)置電話應(yīng)答進(jìn)行分流，那么你需要認(rèn)真聽(tīng)自己接下來(lái)要撥幾才能找到人工服務(wù)，或者他們的Office Hour是幾點(diǎn)到幾點(diǎn)，然后重新檢查自己打電話的時(shí)機(jī)是否合適。

☑?其次，打招呼確認(rèn)對(duì)方能解決自己的問(wèn)題。

有具體工作人員接聽(tīng)你的電話之后，先要禮貌地打招呼，最普通的“Hi”或者“Hello”都可以。

打完招呼后，簡(jiǎn)潔明了地說(shuō)，我是一個(gè)來(lái)自中國(guó)的XX年春季/秋季入學(xué)的本科/研究生申請(qǐng)者，有一個(gè)關(guān)于XXX的問(wèn)題想咨詢，詢問(wèn)對(duì)方是否可以幫助自己。這樣對(duì)方可以很快判斷自己能否直接回答你的問(wèn)題，或者需要轉(zhuǎn)接給其他同事。

☑?然后，表明身份請(qǐng)對(duì)方鎖定自己的檔案。

一些學(xué)校會(huì)給申請(qǐng)者分配Application ID或者Student ID等等賬號(hào)，請(qǐng)把這些賬號(hào)信息放在手邊保證清晰流利地報(bào)給對(duì)方。

除此之外學(xué)生本人的姓名、出生日期、護(hù)照號(hào)碼等也是幫助對(duì)方確定自己身份的必要信息。

☑?接下來(lái)，清晰地描述你遇到的問(wèn)題。

簡(jiǎn)單地抱怨“我的Housing Application提交不上去”并不利于對(duì)方幫助你解決問(wèn)題；

對(duì)比之下，你告訴對(duì)方“我嚴(yán)格按照你們郵件發(fā)給我的指引來(lái)填寫(xiě)表格，但在流程的第12個(gè)步驟總是被卡住，因?yàn)橄到y(tǒng)一直提醒我說(shuō)我填寫(xiě)進(jìn)去的電話是Invalid Phone Number。我嘗試了加上86或者不加都不能解決問(wèn)題。”對(duì)方就能很快明白你遇到了什么困難。

☑?最后，直截了當(dāng)表達(dá)自己的需求。

確定對(duì)方明白了你的問(wèn)題之后，直接問(wèn)“你可以幫我確認(rèn)一下我最新提交的成績(jī)單是否收到了嗎？”“你可以告訴我一個(gè)Valid Phone Number讓我能夠順利提交表格嗎？”

“因?yàn)橐陨显颍@個(gè)Deadline之前我的確不能完成，可以幫我再延長(zhǎng)一周嗎？”無(wú)論對(duì)方是否馬上解決了你的問(wèn)題，都要表示感謝。

如果問(wèn)題需要進(jìn)一步溝通，應(yīng)馬上詢問(wèn)對(duì)方是否需要你通過(guò)郵件遞交其他材料。

希望大家在讀完這篇文章之后，再遇到需要直接溝通的問(wèn)題，能夠胸有成竹地拿起電話打給美國(guó)大學(xué)，然后很輕松地告訴和你一起關(guān)注著你的申請(qǐng)進(jìn)度的人們，“這個(gè)問(wèn)題我已經(jīng)搞定了。”

以上就是關(guān)于【我不敢給美國(guó)大學(xué)打電話】的解答，如需了解學(xué)校/賽事/課程動(dòng)態(tài)，可至翰林教育官網(wǎng)獲取更多信息。

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